Idazkaritza Birtualaz hitz egiten entzutean, norbaiti, komunikatzeko eta erabiltzailearen beharrei erantzuteko gai den giza itxurako avatar edo robot baten irudia etorriko zaio burura, edo urrutiko leku batetik telefonoa hartzen duen hezur-haragizko pertsona batena. Baina ez bata ez bestea, BIRTLHren Idazkaritza Birtuala ikastetxeak ikasleei kontsulta eta izapide akademikoetarako eskaintzen dien zerbitzua da, eta ikasleak modu seguruan sartu daitezke bertara Ikasgela Birtualetik, beraien erabiltzailearekin eta pasahitzarekin. On-line leihatila bat da, joan den ikasturtetik administrazio-zerbitzuetarako sarbidea errazten duena eta joan-etorriak eta itxaronaldiak saihesten dituena.
Jorge Lopezek sei urte baino gehiago daramatza ikastetxeko idazkaritzan, eta ziurrenik zerbitzu horren abantailak hobekien ezagutzen dituen pertsona da.
Nola eta noiz sortu zen sistema hori ezartzeko beharra?
Egia esan, hasiera-hasieratik, Urrutiko Lanbide Heziketako Institutua sortu zenetik, 2010. urte inguruan, oso argi genuen beharrezkoa zela Idazkaritza Birtual bat ezartzea, baina premia larriagoak zeuden. Euskal Autonomia Erkidego osoari zerbitzua ematen dion urrutiko eta online zentroa denez, ikasleek administrazio-izapideak etxetik edo bulegotik egin ahal izatea nahi genuen, gure idazkaritza fisikora joan beharrik gabe.
Zeintzuk dira online leihatila honen bidez egin daitezkeen izapide edo kudeaketak?
Ikasleek gurekin harremanetan jartzeko hizkuntza aukeratzen dute (euskara, gaztelania edo biak), baliozkotzeak eta salbuespenak eskatzen dituzte, beharrezko dokumentazioa Internet bidez aurkezten dute horretarako, beste ikastetxe batzuetan lortutako notak espediente akademikoan sartzen dituzte, matrikulak baliogabetzen dituzte eta/edo azterketak egiteko lekua aldatzen dute.
Idazkaritza Birtualak Hezkuntza Sailak Ikasgunea atariaren bidez eskaintzen duen online zerbitzu administratiboen zorroa osatzen du. Ikasleek bertatik egin dezakete matrikula, eta/edo ziurtagiriak, bekak eskatu, etab.
Zure ustez, zergatik hobetzen du Idazkaritza Birtualak ikasleentzako arreta?
Lehenik eta behin, ikasleek modu erosoan egin ditzakete administrazio-izapide guztiak, etxetik edo lanetik, klik eginez, eta beharrezkoak ez diren joan-etorriak egin gabe. Sistema hori ezarri aurretik, ikasleek gure bulegora edo Zuzenean zerbitzuko bulegoetako batera joan behar izaten zuten, aurrez aurre, eta han eskaerak egin, dokumentazioa fisikoki entregatu, etab. Epeak luzatu egiten ziren, eta beti zegoen nolabaiteko arriskua (nahiz eta minimoa izan) dokumentuak garaiz ez iristeko edo bidean galtzeko. Hori orain ez da gertatzen, dena informatikoki erregistratuta geratzen baita.
Gainera, prozedurak automatizatzean, errore-probabilitatea minimizatzen da, eta hori, zalantzarik gabe, funtsezkoa da gure zerbitzuen erabiltzaileari arreta emateko.
Ez dago iruzur-arriskurik dokumentazioan?
Hain zuzen ere, online izapidetzeko arazo nagusia da erabiltzaileek aurkeztutako ziurtagirien benetakotasuna bermatzea. Alde horretatik, gero eta ohikoagoak dira ziurtagiri digitalak, bai digitalki sinatuta, bai erregistro informatiko publiko bateko egiaztapen-kode batekin. Gainerako kasuekin (ziurtagiri digitalik ez dagoenean), hasieran eskaneatutako dokumentazioa onartzen dugu, benetakoa dela uste dugu, eta ikaslearen eskaera baiesten bada soilik eska dakieke ikasleei jatorrizko dokumentazioa, benetakotasuna berresteko.
Baina idazkaritza fisikoa mantentzen duzue, ezta?
Noski, Idazkaritza Birtuala alternatiba bat da. Gasteizko idazkaritza hemen dago etorri nahi duenarentzat, baina, egia esan, online zerbitzua abian jarri genuenetik, oso gutxitan bertaratzen da jendea. Hortaz, ondorioztatu daiteke Idazkaritza Birtualak arreta hobetzen duela.